„Goodies“ und Gehaltsextras: Fragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter!

Moderne Kanzleien möchten ihren Mitarbeitern z.B. gerne die Mitgliedschaft in einem Fitnessclub bezahlen oder ein E-Bike für die Fahrt zur Arbeit bereitstellen. Diese und viele andere Maßnahmen sollen u.a. der Mitarbeitermotivation oder -bindung dienen. Unter großem Aufwand werden den Mitarbeitern oft Maßnahmen angeboten, die dann in der Praxis jedoch an den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter vorbeigehen – auch wenn die vorgenannten „Extras“ modern und attraktiv sind. Wurden Maßnahmen von den Mitarbeitern in der Vergangenheit abgelehnt, kann eine Folge sein, dass die Kanzleiführung andere oder neue Maßnahmen nicht mehr anbietet, weil sie den erneuten Aufwand scheut oder den Sinn nicht (mehr) sieht.

Klar Schiff machen: Aufgeräumt ins Neue Jahr starten!

Die Hektik zum Jahresende hat sich nun gelegt, das neue Jahr hat begonnen. In stressigen Zeiten bleiben oftmals unliebsame und vermeintlich unwichtige Arbeiten liegen. Hierzu gehört auch die Aktenablage. Problematisch wird es, wenn die Aktenablage über einen längeren Zeitraum nicht durchgeführt und entweder Aktenschränke und -regale vollkommen überfüllt sind oder sich Akten sogar auf der „Fußbodenablage“ wiederfinden. Hier sollten Sie den Beginn des Jahres nutzen, um die Aktenablage wieder auf einen vernünftigen Stand zu bringen.

Personalplanung für 2019 im Blick?

Analysieren Sie rechtzeitig Ihre Personalsituation in der Kanzlei. Wo besteht ein Personalüberhang oder gar -defizit? Hier geht es z.B. darum, festzustellen welche Mitarbeiter planbar nicht mehr zur Verfügung stehen werden (Elternzeit, Arbeitszeitreduzierung, altersbedingtes Ausscheiden) und wie sich Lücken im Personalbedarf schließen lassen (z.B. durch Auszubildende, die übernommen werden, Arbeitszeiterhöhung).

Kanzleimarketing zum Jahresende

Alljährlich werden viele hunderttausende Weihnachtskarten an Geschäftspartner und Mandanten verschickt. Besonders Mitte Dezember scheint die Kanzleipost kaum mehr aus etwas anderem als Postkarten zu bestehen. Aus dieser Masse hervorzustechen ist nicht einfach. Wer auf die klassische Weihnachtskarte nicht verzichten möchte, kann den Zeitpunkt des Versands einfach verändern:

Personalentwicklung muss gut geplant sein

Unter Personalentwicklung versteht man ein kanzleieigenes Konzept zur Umsetzung beruflicher oder auch sozialer Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Das Stichwort „Konzept“ macht es schon deutlich: Planloses Vorgehen führt in der Personalentwicklung nicht zum Erfolg. Wichtig ist, dass Sie überlegen, welche Mitarbeiter für welche Tätigkeiten eingesetzt werden (sollen). Dazu können Stellenbeschreibungen (auch für angestellte Berufsträger) gut als Grundlage für die Planung genutzt werden. Überlegen Sie, wie die Entwicklung der Kanzlei insgesamt mittel- oder langfristig aussehen soll: Sollen neue Rechtsgebiete erschlossen oder bestehende gefestigt werden, hat dies in die Planungen einzufließen.

Einheitliche Außendarstellung der Kanzlei als wichtiges Marketinginstrument

Um sich als Kanzlei von der Konkurrenz hervorzuheben, muss die Außendarstellung professionell und vor allem einheitlich gestaltet sein. Dann wird der Kanzleiname auch eher als Marke erkannt. Wichtig dabei ist, dass die Marke überall erkennbar ist: auf der Homepage, dem Kanzleischild, den Briefköpfen und E-Mail-Signaturen, in Kanzleibroschüren, auf Visitenkarten oder sogar in der (Farb-)Gestaltung der Kanzleiräumlichkeiten.

Erreichbarkeit um jeden Preis? Oder: Über Optimierung der Bürozeiten nachdenken!

Viele Kanzleien setzen darauf, durch möglichst lange Bürozeiten den Mandanten eine hohe Erreichbarkeit und somit Zufriedenheit zu ermöglichen. Doch sind lange Öffnungszeiten der Kanzlei immer auch wirklich sinnvoll? So sind z.B. Mitarbeiter für den Empfang oder die Telefonzentrale einzusetzen – und entsprechend zu bezahlen, aber ist der Bedarf an Erreichbarkeit auch wirklich gegeben? Es könnte sich für die Kanzlei also lohnen, die Öffnungszeiten zu überdenken und ggf. zu optimieren.

Liquidität sichern durch konsequentes Forderungsmanagement

Kaum eine Kanzlei wird ausschließlich über Mandanten verfügen, die immer zuverlässig ihre Honorarrechnungen zahlen. Damit der regelmäßige Honorareingang gesichert wird, sollte eine zügige Abrechnungspraxis vorherrschen, möglichst mit der Einforderung von Gebührenvorschüssen bei gesetzlichen Gebühren und Auslagen, sowie ein konsequentes Einfordern der offenen Honorare. Dies beginnt bereits damit, dass Zahlungsziele in der Rechnung bzw. in den Mandatsbedingungen verankert sind und diese auch bei Überschreiten höflich aber bestimmt angemahnt werden (die Kontrolle erfolgt durch die Buchhaltung oder durch eine entsprechende Wiedervorlage beim Sachbearbeiter).