Prozessabläufe prüfen – Veraltete Prozesse belasten Mitarbeiter und Kanzleiführung

Sie sind ein gut eingespieltes Kanzleiteam und seit vielen Jahren erfolgreich für Ihre Mandanten da? Das ist hervorragend! Doch vergessen Sie nicht, regelmäßig die vorhandenen Prozessabläufe Ihrer Kanzlei zu verifizieren und ggf. anzupassen. Manchmal schleichen sich mit der Zeit Abläufe ein, die durch die zunehmende Digitalisierung, Nutzung von Kanzleisoftware oder Veränderung von anderen Rahmenbedingungen (z. B. veränderte Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) schlicht nicht mehr notwendig und oftmals zeitraubend sind.

Optimale Nutzung von Kanzleitechnik – Update für Ihre Mitarbeiter!

Die zunehmende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hat neue Geräte und Software in die Kanzleien gebracht. Gerade als das beA noch neu war, wurde in vielen Kanzleien in Schulungen und Seminare zur optimalen und haftungsfreien Nutzung investiert. Das ist richtig und gut so. Doch leider wird nicht in demselben Maße in die regelmäßige Nachschulung und Aktualisierung des Wissens des Kanzleiteams investiert, wenn es um die Nutzung der eigenen Kanzleisoftware geht. Hier sollte bei jedem Update jedes Kanzleimitglied über Neuerungen und ggf. veränderte Arbeitsabläufe informiert werden. Sollten Schulungen dazu notwendig sein, sollten diese (letztendlich auch unter dem Gesichtspunkt der wirtschaftlichen Nutzung der Software) auf jeden Fall angeboten werden.

Verjährungsstress vermeiden – bereits jetzt die Fristabläufe checken

Wie in jedem Jahr werden auch Ende 2019 in einigen Ihrer Akten möglicherweise Verjährungsfristen ablaufen. Hier gilt es, rechtzeitig zu handeln! Also entweder einen Verjährungsverzicht des Gegners einholen oder hemmende Maßnahmen einleiten. Zuvor ist hierzu häufig der Mandant noch intensiv zu beraten oder zumindest noch der Auftrag zu verschiedenen Tätigkeiten einzuholen.

Gut vorbereitet in die Zwischenprüfung der Auszubildenden

In diesem Herbst stehen die Zwischenprüfungen der Auszubildenden an, die die Ausbildung im Sommer 2018 begonnen haben. Diese Zwischenprüfung zählt zwar mit ihrem Ergebnis nicht zur Abschlussprüfung, ist jedoch ein guter Gradmesser für den Wissenstand der Auszubildenden. Sind Ihre Auszubildenden bereits gut vorbereitet?

„New Work” als neuer Denkanstoß für Kanzleiführung

„New Work“ beschreibt die Veränderungen in der Arbeitswelt, die durch Digitalisierung und auch Globalisierung eintraten und noch weiter eintreten werden. Übliche Arbeitsabläufe werden durch digitale Prozesse unterstützt oder gar völlig ersetzt, Künstliche Intelligenz übernimmt Aufgaben der Mandatsakquise und -bearbeitung und das Arbeiten ist eigentlich auf der ganzen Welt zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich und bedarf nicht mehr eines eigenen Schreibtischs in den Kanzleiräumen.

DSGVO – Immer noch alles aktuell?!

Vor mehr als einem Jahr trat die DSGVO in Kraft und hat auch in vielen Rechtsanwaltskanzleien für Wirbel gesorgt. Nun, über ein Jahr später, hat sich die anfängliche Aufregung egalisiert – z. B. hat sich die Handhabung der Information der Mandanten über die Datenverarbeitung eingespielt. Doch ist immer noch jeder Mitarbeiter in der Lage, Anfragen von Mandanten z. B. nach der Löschung von Adressdaten kompetent und korrekt zu beantworten?

Sind Sie vorbereitet auf die Digitalisierung?

Aus der Beratungspraxis wird immer wieder deutlich, dass viele Kanzleien kaum oder zum Teil noch gar nicht auf die Veränderungen des Rechtsdienstleistungsmarkts durch die Digitalisierung vorbereitet sind. Die künftige verpflichtende Nutzung des beA ist hierbei nur ein sehr kleiner Baustein von dem Komplex, den Kanzleien an technischen und organisatorischen Voraussetzungen erschaffen müssen, um zukunftssicher und wettbewerbsorientiert handeln zu können

„Herzlich Willkommen“ an alle Auszubildenden!

Jedes Jahr im Sommer beginnt für viele tausend Schülerinnen und Schüler ein neuer Lebensabschnitt: Sie beginnen eine duale Berufsausbildung. Auch in Rechtsanwaltskanzleien werden dieser Tage viele aufgeregte junge Menschen ihre ersten Schritte ins Berufsleben gehen. Unterstützen Sie diese Auszubildenden so gut es geht, sowohl fachlich als auch selbstverständlich in zwischenmenschlicher Hinsicht.

Tipp der Woche

Kooperative Führung bringt Kanzleien nach vorne
Kanzleien, die ihre Mitarbeiter kooperativ führen, sind erfolgreicher tätig. Sie beziehen die Mitarbeiter frühzeitig in Entscheidungsprozesse ein, bauen so Widerstände und Missverständnisse ab und lassen die Mitarbeiter dadurch am Kanzleierfolg teilhaben. Kooperative Führung trägt außerdem dazu bei, dass Mitarbeiter durch ihren Blickwinkel positiv Einfluss nehmen können und auch innovativer sind – sie wissen, dass ihre Meinung gefragt ist.

Stressfrei in den Sommerurlaub

Der Urlaub steht meistens nicht plötzlich vor der Tür, sondern ist bereits viele Wochen oder Monate im Voraus geplant. Damit die Urlaubszeit für einen selbst und auch für die vertretenden Kolleginnen und Kollegen möglichst stressfrei abläuft, empfiehlt es sich, ca. zwei bis drei Wochen vor Urlaubsantritt zu schauen, welche Fristen oder dringenden Aufgaben anstehen. Unwichtiges sollte auf die Zeit nach dem Urlaub verschoben werden. Wiedervorlagen sollten nicht von einer Urlaubsvertretung mitbearbeitet werden müssen, sondern lediglich die notwendigsten Aufgaben, wie Sichtung der Eingangspost, nicht zu verschiebende Fristabläufe oder Termine.