Erreichbarkeit um jeden Preis? Oder: Über Optimierung der Bürozeiten nachdenken!

Viele Kanzleien setzen darauf, durch möglichst lange Bürozeiten den Mandanten eine hohe Erreichbarkeit und somit Zufriedenheit zu ermöglichen. Doch sind lange Öffnungszeiten der Kanzlei immer auch wirklich sinnvoll? So sind z.B. Mitarbeiter für den Empfang oder die Telefonzentrale einzusetzen – und entsprechend zu bezahlen, aber ist der Bedarf an Erreichbarkeit auch wirklich gegeben? Es könnte sich für die Kanzlei also lohnen, die Öffnungszeiten zu überdenken und ggf. zu optimieren.

Liquidität sichern durch konsequentes Forderungsmanagement

Kaum eine Kanzlei wird ausschließlich über Mandanten verfügen, die immer zuverlässig ihre Honorarrechnungen zahlen. Damit der regelmäßige Honorareingang gesichert wird, sollte eine zügige Abrechnungspraxis vorherrschen, möglichst mit der Einforderung von Gebührenvorschüssen bei gesetzlichen Gebühren und Auslagen, sowie ein konsequentes Einfordern der offenen Honorare. Dies beginnt bereits damit, dass Zahlungsziele in der Rechnung bzw. in den Mandatsbedingungen verankert sind und diese auch bei Überschreiten höflich aber bestimmt angemahnt werden (die Kontrolle erfolgt durch die Buchhaltung oder durch eine entsprechende Wiedervorlage beim Sachbearbeiter).

Lebenslanges Lernen als Kanzleiziel

Besonders die Rechtsdienstleistungsbranche ist davon geprägt, dass aufgrund von Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung das eigene Fachwissen fortwährend aktualisiert werden muss. Dies gilt insbesondere für Berufsträger mit Fachanwaltstiteln, aber natürlich auch für alle anderen Kanzleimitglieder.

Bindung des eigenen Kanzleinachwuchses

Der erste Jahrgang an Auszubildenden, der nach der neuen ReNoPatAusbV die Ausbildung absolviert hat, hat nunmehr die Abschlussprüfungen abgelegt. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, den eigenen gut ausgebildeten Nachwuchs dauerhaft an die Kanzlei zu binden. Dies kann auf vielfältige Weise geschehen: in erster Linie sicher durch eine angemessene Bezahlung sowie flexible bzw. individuelle Gehaltsbestandteile (Fahrtkostenzuschüsse, Tankgutscheine, betriebliche Altersversorgung etc.), aber auch durch ein gutes Kanzleiklima, ein wertschätzenden Umgang miteinander, teambildende Kanzleiveranstaltungen, regelmäßige Fortbildungen

Gut vorbereitet in den Ausbildungsstart!

Der 1. August naht und damit beginnt das erste Ausbildungsjahr für die künftigen Rechtsanwaltsfachangestellten. Pünktlich zum Start der neuen Auszubildenden in ihren neuen Lebensabschnitt sollten auch „alte Hasen“ im Bereich Ausbildung gut vorbereitet sein. Ist ein Arbeitsplatz für den/die Auszubildende eingerichtet? Stehen ein Blumengruß zur Begrüßung und vielleicht auch ein Schokoladenpräsent zur Nervenstärkung bereit? Haben Sie in Ihrer Kanzlei einen „Paten“ oder einen Ansprechpartner festgelegt, der sich, gerade in den ersten Tagen besonders intensiv, die Zeit nehmen wird, das neue Kanzleimitglied zu begleiten? Liegt der kanzleieigene (betriebliche) Ausbildungsplan vor und haben Sie die ersten Lernziele mit dem/der Auszubildenden schon erörtert?

Rückschau und Planung

Das erste Halbjahr 2018 ist vorüber. Zeit, die ersten sechs Monate des Jahres zu analysieren. Sind die Umsatzzahlen ordentlich oder besteht noch Luft nach oben anhand der von Ihnen gesetzten Ziele? Konnte die Anzahl der Akten erhöht werden, aber konnte mit der Erhöhung auch eine Erhöhung des Umsatzes erzielt werden? Wie verteilt sich der Gesamtumsatz auf die Anzahl der Akten und Rechtsgebiete in der Kanzlei? Sind alle erwarteten Kosten im Rahmen geblieben, oder gab es außerplanmäßige Belastungen und wenn ja, aus welchen Gründen? Antworten auf diese Fragen können Anhaltspunkte dafür liefern,

Elektronischer Rechtsverkehr ist mehr als die Bedienung von beA

Das besondere elektronische Anwaltspostfach („beA“) ist noch offline. Nachdem nun aber das Abschlussgutachten der Firma secunet Security Networks AG vorliegt, soll in einer außerordentlichen Präsidentenkonferenz Ende Juni über die Wiederinbetriebnahme des beA entschieden werden. Möglicherweise könnten die Postfächer zum 3.9.2018 wieder freigegeben werden und die passive Nutzungspflicht wieder aufleben. Kanzleien, die noch nicht „empfangsbereit“ sind, sollten daher zügig die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zur Nutzung schaffen.

Cyber-Attacken vorbeugen – Versicherung für den Notfall?

Es vergeht kaum ein Monat, in dem in den Medien nicht über Hackerangriffe auf Unternehmen berichtet wird. Spektakulär war der gezielte Angriff auf Anwaltskanzleien im Jahr 2016 durch einen Trojaner, der sich in einer vermeintlichen Mandanten-E-Mail befunden hat (vgl. DAV-Depesche Nr. 16/16). Der beste Schutz gegen Angriffe bietet selbstredend ein Virenscanner, ein Spamfilter sowie eine Firewall. Aber auch der kritische Umgang mit eingehenden Nachrichten muss immer wieder ins Bewusstsein gerufen werden. Kanzleien sollten sich die Frage stellen, welche fatalen Auswirkungen ein erfolgreicher Angriff auf ihre Kanzlei haben könnte.

Wer fragt, führt!

Es gibt kaum jemanden, der diese Aussage nicht kennt. Der Kern der Aussage besteht darin, zu verdeutlichen, dass in dem Moment, wo jemand eine Frage stellt, diese Person die Gesprächsführung übernimmt und durch Einsatz einer bestimmten Fragetechnik auch in der Lage ist, das weitere Gespräch zu beeinflussen.

Wer fragt, drückt damit auch Interesse am Gegenüber und/oder an der Sache aus. Wie wäre es dann z.B., wenn die Kanzlei eine Mitarbeiterbefragung durchführt?

Mitarbeitergespräche und Stellenbeschreibungen: Instrument der Mitarbeiterführung

Stellenbeschreibungen dienen nicht nur dazu, organisatorisch festzuhalten, für welche Tätigkeiten der jeweilige Stelleninhaber verantwortlich ist. Sie helfen auch bei der Suche nach geeigneten neuen Mitarbeitern, wenn nämlich anhand der Stellenbeschreibung das fachliche und persönliche Profil eines Bewerbers damit abgeglichen werden kann. Im Rahmen von Mitarbeitergesprächen machen Stellenbeschreibungen die ausgeführten Tätigkeiten vergleichbar und erlauben so Rückschlüsse auf die geleistete Arbeit, mögliche Veränderungen oder notwendige Anpassungen des Profils (z.B. bei neuer fachlicher Qualifikation des Mitarbeiters oder anderer Organisation von internen Prozessabläufen).