Wer seinen mehrwöchigen Sommerurlaub plant, sollte sich sicher sein, dass während der Abwesenheit weder das totale Chaos losbricht noch die Arbeit zum Stillstand kommt. Nach Urlaubsrückkehr einen großen Berg an unerledigten Aufgaben vorzufinden, kann die Erholung gleich wieder zunichtemachen. Verbindliche Vertretungsregelungen zwischen den Mitarbeitern sind unerlässlich und erleichtern die Arbeit der anwesenden Mitarbeiter.
Der Ausbildungsbeginn am 1. August 2019 ist nicht mehr in allzu weiter Ferne. Die meisten Schulabgänger suchen frühzeitig, meist ein Jahr vor dem eigentlichen Abschluss, einen Ausbildungsplatz. Wenn die Kanzlei jetzt noch Auszubildende (m/w/d) sucht, wird es zwar nicht wirklich leicht, aber mit ein wenig Aufwand lässt sich auch hier noch ein Erfolg verbuchen. Sprechen Sie z.B. gezielt die allgemeinbildenden Schulen an. Hier gibt es oft sogar kostenlose Ausbildungsbörsen oder zumindest ein Schwarzes Brett, an dem Ihre Stellenanzeige ausgehängt werden kann. Gezielt Studienabbrecher an Hochschulen oder Universitäten anzusprechen, ist auch eine gute Möglichkeit.
Wie lief das erste Quartal 2019? Waren die Umsatzzahlen erwartungsgemäß? Gab es Grund zur Freude oder hinken die Zahlen doch etwas hinter den Erwartungen her? Oder sind einfach noch zu viele unbezahlte Rechnungen vorhanden? Prüfen Sie den Stand der offenen Rechnungen und lassen Sie zu jeder Akte nachvollziehen, ob bisher erbrachte Leistungen schon abgerechnet wurden.
Die zunehmende Digitalisierung in Anwaltskanzleien wird kurzfristig auch Auswirkungen auf die Arbeitsplatzgestaltung haben. Mitarbeiter werden längere Arbeitszeiten am Schreibtisch haben und z.T. auf mehrere Bildschirme schauen müssen. Es fällt damit ein Teil der Laufwege und damit auch die Bewegung innerhalb der Kanzleiräume weg – mit ungesunden Folgen für die Mitarbeiter. Auch die Augen werden künftig noch stärker beansprucht. Kanzleien sollten daher im Rahmen ihres betrieblichen Gesundheitsmanagements dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter durch diese Veränderungen trotzdem gesund bleiben. Ergonomische Büromöbel, höhenverstellbare Schreibtische oder die Kostenübernahme einer PC-Arbeitsbrille sind nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten. Die Möglichkeit zu aktiven Bewegungspausen und Rückensportübungen innerhalb der Arbeitszeit sollte dazu gehören, genauso wie z.B. die Förderung von sportlichen Aktivitäten der Mitarbeiter in ihrer Freizeit. Hier kann der Fitnessstudio- oder Vereinsbeitrag von der Kanzlei übernommen oder vielleicht als Kanzleiteam eine sportliche Herausforderung – auch als teambildende Maßnahme – angenommen werden. Wie wäre es z.B. mit einem Firmenlauf für eine gute Sache? Oder die Bildung einer Fußballmannschaft? Vielleicht könnten dann demnächst spannende Duelle mit anderen Firmen oder Kanzleien gewonnen werden.
Haben Sie im Blick, welchen Ruf Ihre Kanzlei im Internet hat? Viele Kanzleien sind in sozialen Netzwerken unterwegs oder werden häufig von Mandanten über eine Suche per Google gefunden. Das ist ungemein praktisch und führt häufig auch zu neuen Mandaten. Ist Ihnen aber bekannt, welche Google-Rezensionen über Ihre Kanzlei im Internet vorliegen? Hier toben sich gerne unzufriedene Mandanten, die ihre schlechte Meinung über die Mandatsbearbeitung kundtun wollen, aus. Dies kann fatal sein, weil sich möglicherweise neue Mandanten auf der Suche nach einem Anwalt von diesen einseitigen Rezensionen beeinflussen lassen und sich infolgedessen lieber für eine andere Kanzlei entscheiden. Googlen Sie doch einmal Ihre Kanzlei und schauen nach, ob und welche Art von Rezensionen eingetragen sind. Steuern Sie die Rezensionen, indem Sie treue und zufriedene Mandanten bitten, im Portal positiv über Ihre Kanzlei zu berichten.
Wer seine Mitarbeiter kontinuierlich und transparent über anstehende Veränderungen in der Kanzlei informiert, schafft Vertrauen, motiviert seine Mitarbeiter und bindet sie in positivem Sinne dadurch an die Kanzlei. Dabei muss auf keinen Fall jede unternehmerische Entscheidung der Kanzleiführung erklärt oder gar gerechtfertigt werden. Es geht darum, dass jeder Mitarbeiter die Informationen erhält, die er für seinen Aufgabenbereich zwingend benötigt; darüber hinaus muss er den Kontext zum großen Ganzen der Kanzlei nachvollziehen können.
Die Rechtsdienstleistung ist einem stetigen Wandel unterworfen. Nicht nur, dass laufend aktuelle Rechtsprechung und Gesetzeslagen berücksichtigt werden müssen, sondern auch in technischer und organisatorischer Hinsicht müssen Kanzleien immer „up to date“ sein. Das bedeutet, dass alle Kanzleimitglieder sich in ihrem jeweiligen Kompetenzbereich regelmäßig fortbilden sollten, aber auch fachübergreifende Themen dabei nicht zur kurz kommen dürfen. Wie wäre es z.B. mit einem Seminar zur internen Kommunikation, zum Zeitmanagement oder zur Außendarstellung der Kanzlei am Telefon?
Viele Rechtssuchende finden ihren anwaltlichen Vertreter im Internet. Dies geschieht oft über eine Google-Suche mit entsprechenden Stichworten oder über ein Anwaltsportal. Haben Sie schon einmal ausprobiert, ob Ihre Kanzlei tatsächlich unter den ersten 10 Einträgen gelistet ist? Wenn nein, dann kann es daran liegen, dass Suchbegriffe, wie z.B. Rechtsgebiete oder Angaben zur Region, nicht passen oder gar nicht im Portaleintrag hinterlegt sind.
Wissen Sie, was Ihre Mandanten an Ihrer Kanzlei so schätzen? Oder was sie als störend empfinden? Authentische Antworten auf beide Fragen sind wertvoll für das kanzleieigene Qualitätsmanagement. Stellen Sie fest, dass Mandanten die Reaktionszeiten auf Anfragen oder Rückrufbitten monieren, sollten Sie die entsprechenden Prozessabläufe kritisch betrachten und Veränderungen vornehmen.
Moderne Kanzleien möchten ihren Mitarbeitern z.B. gerne die Mitgliedschaft in einem Fitnessclub bezahlen oder ein E-Bike für die Fahrt zur Arbeit bereitstellen. Diese und viele andere Maßnahmen sollen u.a. der Mitarbeitermotivation oder -bindung dienen. Unter großem Aufwand werden den Mitarbeitern oft Maßnahmen angeboten, die dann in der Praxis jedoch an den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter vorbeigehen – auch wenn die vorgenannten „Extras“ modern und attraktiv sind. Wurden Maßnahmen von den Mitarbeitern in der Vergangenheit abgelehnt, kann eine Folge sein, dass die Kanzleiführung andere oder neue Maßnahmen nicht mehr anbietet, weil sie den erneuten Aufwand scheut oder den Sinn nicht (mehr) sieht.
