Der Telefonkontakt als Visitenkarte der Kanzlei

Wie geht es Ihnen, wenn Sie einen Anruf tätigen und Sie weder den Namen Ihres Gesprächspartners noch der Kanzlei verstehen, die Sie erreichen wollen? In der Regel hinterlässt dies keinen guten Eindruck.
Die Ursache kann vielschichtig sein: Der genannte Kanzleiname ist zu lang und wird daher zu schnell gesprochen. Der Ansprechpartner ist in Hektik, es warten noch zwei weitere Anrufer in der Warteschleife, und und und.
Beachten Sie ein paar Regeln, um im Telefonkontakt einen guten Start zu haben:
• deutlich und langsam sprechen;
• der Name der Person, die das Telefonat annimmt, sollte sich vom Kanzleinamen abgrenzen;
• Auszubildende, die bereits Telefonate entgegennehmen dürfen, sollten sich als Auszubildende kenntlich machen, z.B. „Auszubildende Müller am Telefon“. Das schafft Geduld beim Anrufer, wenn im Telefonkontakt nicht alles so gut klappt;
• aktiv und zielgerichtet formulieren;
• positive Formulierungen wählen.
So verbessern Sie nicht nur die Qualität der einzelnen Telefonate, sondern auch die Qualität Ihrer gesamten Außendarstellung.