Erreichbarkeit um jeden Preis? Oder: Über Optimierung der Bürozeiten nachdenken!

Viele Kanzleien setzen darauf, durch möglichst lange Bürozeiten den Mandanten eine hohe Erreichbarkeit und somit Zufriedenheit zu ermöglichen. Doch sind lange Öffnungszeiten der Kanzlei immer auch wirklich sinnvoll? So sind z.B. Mitarbeiter für den Empfang oder die Telefonzentrale einzusetzen – und entsprechend zu bezahlen, aber ist der Bedarf an Erreichbarkeit auch wirklich gegeben? Es könnte sich für die Kanzlei also lohnen, die Öffnungszeiten zu überdenken und ggf. zu optimieren. Führen Sie doch einmal eine Statistik darüber, wie viele Anrufe zu welcher Zeit in der Kanzlei eingehen. Hier könnte sich eine stündliche Auswertung über einen Zeitraum von z.B. zwei Wochen als hilfreich erweisen. Daraus wird ersichtlich, wann die meisten Telefonanrufer bzw. Besucher die Kanzlei erreichen wollen. Werden dabei Zeiten deutlich, in denen nur sehr wenige Mandantenanfragen eingehen, kann darüber nachgedacht werden, diese Zeit pauschal aus den öffentlichen Bürozeiten auszusparen – oder an anderen Tagen die Bürozeit entsprechend zu verlängern. Diese Veränderungen könnten auch zu personellen Veränderungen oder Entlastungen führen. Sprechen Sie das Thema doch einmal ergebnisoffen in einer Ihrer nächsten Bürobesprechungen an.