Gerade die Ablage von Papierakten ist in vielen Kanzleien eine oft vernachlässigte und unliebsame Aufgabe. Büroräume sind vollgestopft mit Akten, die zwar erledigt, aber noch nicht ins Archiv gegeben worden sind. Ist ein gewisses Maß an Aktenvolumen erreicht, resigniert man vor der hohen Anzahl der Akten und dem damit verbundenen Aufwand, diese abzulegen – und letztendlich gewöhnt man sich an den Anblick der vielen Akten. Leider mit der Folge, dass sich der Zustand eher noch verschlimmert. Handakten müssen gem. § 50 Abs. 1 S. 2 BRAO mittlerweile sechs Jahre (Achtung, Änderung!) aufbewahrt werden. Grund genug, nicht mehr Papierakten in einem Archiv zu lagern als unbedingt notwendig. Führen Sie feste Ablagezeiten für die Mitarbeiter ein, z.B. einmal im Monat an einem Mittwochnachmittag. Alle abzulegenden Akten sind dann in dieser Ablagezeit zu bearbeiten und zu verfügen. Gleichzeitig sollte im Kanzleikalender einmal jährlich oder im Quartal (je nach Kanzleigröße) ein Termin eingetragen werden, an dem zu vernichtende Akten aussortiert werden und das Archiv aufgeräumt wird. So wird ein unüberschaubares Chaos vermieden und das Ablagemanagement wird nicht zum unnötigen Zeitfresser.