Der Urlaub steht meistens nicht plötzlich vor der Tür, sondern ist bereits viele Wochen oder Monate im Voraus geplant. Damit die Urlaubszeit für einen selbst und auch für die vertretenden Kolleginnen und Kollegen möglichst stressfrei abläuft, empfiehlt es sich, ca. zwei bis drei Wochen vor Urlaubsantritt zu schauen, welche Fristen oder dringenden Aufgaben anstehen. Unwichtiges sollte auf die Zeit nach dem Urlaub verschoben werden. Wiedervorlagen sollten nicht von einer Urlaubsvertretung mitbearbeitet werden müssen, sondern lediglich die notwendigsten Aufgaben, wie Sichtung der Eingangspost, nicht zu verschiebende Fristabläufe oder Termine. Eine gezielte Information der Mandanten über die Urlaubsabwesenheit kann die Urlaubsvertretung noch zusätzlich von Anfragen entlasten. Außerdem sollte eine Urlaubsübergabeliste erstellt werden über diejenigen Akten oder Aufgaben, die sich nicht verschieben lassen und zwingend von der Vertretung erledigt werden müssen. Hier helfen klare Verfügungen, Hinweise oder ergänzende Informationen für die Bearbeitung.