Tipp der Woche

Optimale Nutzung von Kanzleitechnik – Update für Ihre Mitarbeiter!

Die zunehmende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hat neue Geräte und Software in die Kanzleien gebracht. Gerade als das beA noch neu war, wurde in vielen Kanzleien in Schulungen und Seminare zur optimalen und haftungsfreien Nutzung investiert. Das ist richtig und gut so. Doch leider wird nicht in demselben Maße in die regelmäßige Nachschulung und Aktualisierung des Wissens des Kanzleiteams investiert, wenn es um die Nutzung der eigenen Kanzleisoftware geht. Hier sollte bei jedem Update jedes Kanzleimitglied über Neuerungen und ggf. veränderte Arbeitsabläufe informiert werden. Sollten Schulungen dazu notwendig sein, sollten diese (letztendlich auch unter dem Gesichtspunkt der wirtschaftlichen Nutzung der Software) auf jeden Fall angeboten werden.

Tipp der Woche

Klar Schiff machen: Aufgeräumt ins Neue Jahr starten!

Die Hektik zum Jahresende hat sich nun gelegt, das neue Jahr hat begonnen. In stressigen Zeiten bleiben oftmals unliebsame und vermeintlich unwichtige Arbeiten liegen. Hierzu gehört auch die Aktenablage. Problematisch wird es, wenn die Aktenablage über einen längeren Zeitraum nicht durchgeführt und entweder Aktenschränke und -regale vollkommen überfüllt sind oder sich Akten sogar auf der „Fußbodenablage“ wiederfinden. Hier sollten Sie den Beginn des Jahres nutzen, um die Aktenablage wieder auf einen vernünftigen Stand zu bringen.

Tipp der Woche

Personalplanung für 2019 im Blick?

Analysieren Sie rechtzeitig Ihre Personalsituation in der Kanzlei. Wo besteht ein Personalüberhang oder gar -defizit? Hier geht es z.B. darum, festzustellen welche Mitarbeiter planbar nicht mehr zur Verfügung stehen werden (Elternzeit, Arbeitszeitreduzierung, altersbedingtes Ausscheiden) und wie sich Lücken im Personalbedarf schließen lassen (z.B. durch Auszubildende, die übernommen werden, Arbeitszeiterhöhung).

Tipp der Woche

Kanzleimarketing zum Jahresende

Alljährlich werden viele hunderttausende Weihnachtskarten an Geschäftspartner und Mandanten verschickt. Besonders Mitte Dezember scheint die Kanzleipost kaum mehr aus etwas anderem als Postkarten zu bestehen. Aus dieser Masse hervorzustechen ist nicht einfach. Wer auf die klassische Weihnachtskarte nicht verzichten möchte, kann den Zeitpunkt des Versands einfach verändern:

Tipp der Woche

Erreichbarkeit um jeden Preis? Oder: Über Optimierung der Bürozeiten nachdenken!

Viele Kanzleien setzen darauf, durch möglichst lange Bürozeiten den Mandanten eine hohe Erreichbarkeit und somit Zufriedenheit zu ermöglichen. Doch sind lange Öffnungszeiten der Kanzlei immer auch wirklich sinnvoll? So sind z.B. Mitarbeiter für den Empfang oder die Telefonzentrale einzusetzen – und entsprechend zu bezahlen, aber ist der Bedarf an Erreichbarkeit auch wirklich gegeben? Es könnte sich für die Kanzlei also lohnen, die Öffnungszeiten zu überdenken und ggf. zu optimieren.

Tipp der Woche

Führung als Erfolgsfaktor: Jede Kanzlei braucht ihren Leitwolf

Aktuelle Studien haben ergeben, dass „aufgaben- und mitarbeiterorientiertes Führungsverhalten die Produktivität in Unternehmen positiv beeinflussen.“ Hierunter versteht man z.B. „Verhaltensweisen, die sich direkt auf die Bewältigung der Arbeitsaufgaben beziehen (bspw. Zielvorgaben, Leistungsrückmeldung, konstruktives Feedback) und den Mitarbeitern Wertschätzung signalisieren (wie Anerkennung, soziale Unterstützung, Höflichkeit).“ …

Tipp der Woche

Mandantenbetreuung: Chef als Vorbild!

Unterschätzen Sie nicht Ihre Vorbildfunktion! Wenn Sie finden, dass Ihre Mitarbeiter freundlicher mit Ihnen oder Ihren Mandanten umgehen könnten, dann achten Sie unbedingt zunächst auf Ihr eigenes Kommunikationsverhalten.