Prozessabläufe prüfen – Veraltete Prozesse belasten Mitarbeiter und Kanzleiführung

Sie sind ein gut eingespieltes Kanzleiteam und seit vielen Jahren erfolgreich für Ihre Mandanten da? Das ist hervorragend! Doch vergessen Sie nicht, regelmäßig die vorhandenen Prozessabläufe Ihrer Kanzlei zu verifizieren und ggf. anzupassen. Manchmal schleichen sich mit der Zeit Abläufe ein, die durch die zunehmende Digitalisierung, Nutzung von Kanzleisoftware oder Veränderung von anderen Rahmenbedingungen (z. B. veränderte Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) schlicht nicht mehr notwendig und oftmals zeitraubend sind.

Optimale Nutzung von Kanzleitechnik – Update für Ihre Mitarbeiter!

Die zunehmende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hat neue Geräte und Software in die Kanzleien gebracht. Gerade als das beA noch neu war, wurde in vielen Kanzleien in Schulungen und Seminare zur optimalen und haftungsfreien Nutzung investiert. Das ist richtig und gut so. Doch leider wird nicht in demselben Maße in die regelmäßige Nachschulung und Aktualisierung des Wissens des Kanzleiteams investiert, wenn es um die Nutzung der eigenen Kanzleisoftware geht. Hier sollte bei jedem Update jedes Kanzleimitglied über Neuerungen und ggf. veränderte Arbeitsabläufe informiert werden. Sollten Schulungen dazu notwendig sein, sollten diese (letztendlich auch unter dem Gesichtspunkt der wirtschaftlichen Nutzung der Software) auf jeden Fall angeboten werden.

Verjährungsstress vermeiden – bereits jetzt die Fristabläufe checken

Wie in jedem Jahr werden auch Ende 2019 in einigen Ihrer Akten möglicherweise Verjährungsfristen ablaufen. Hier gilt es, rechtzeitig zu handeln! Also entweder einen Verjährungsverzicht des Gegners einholen oder hemmende Maßnahmen einleiten. Zuvor ist hierzu häufig der Mandant noch intensiv zu beraten oder zumindest noch der Auftrag zu verschiedenen Tätigkeiten einzuholen.

DSGVO – Immer noch alles aktuell?!

Vor mehr als einem Jahr trat die DSGVO in Kraft und hat auch in vielen Rechtsanwaltskanzleien für Wirbel gesorgt. Nun, über ein Jahr später, hat sich die anfängliche Aufregung egalisiert – z. B. hat sich die Handhabung der Information der Mandanten über die Datenverarbeitung eingespielt. Doch ist immer noch jeder Mitarbeiter in der Lage, Anfragen von Mandanten z. B. nach der Löschung von Adressdaten kompetent und korrekt zu beantworten?

Sind Sie vorbereitet auf die Digitalisierung?

Aus der Beratungspraxis wird immer wieder deutlich, dass viele Kanzleien kaum oder zum Teil noch gar nicht auf die Veränderungen des Rechtsdienstleistungsmarkts durch die Digitalisierung vorbereitet sind. Die künftige verpflichtende Nutzung des beA ist hierbei nur ein sehr kleiner Baustein von dem Komplex, den Kanzleien an technischen und organisatorischen Voraussetzungen erschaffen müssen, um zukunftssicher und wettbewerbsorientiert handeln zu können

Rohrlich, Virtuelle Kanzlei, Webinare, Video‐Beratung & Co.

Grundlagenwissen zum digitalen Anwaltsbüro: Der Beitrag fasst die Grundlagen der digitalen Arbeitsabläufe in der Kanzlei (beA, Anwaltssoftware, Legal Tech u.a.) zusammen und gibt einen wertvollen Überblick zu nützlichen Arbeitshilfen im virtuellen Sekretariat u.a. zu Video-Konferenz-Software, zu Verschlüsselungsanforderungen an das mobile Arbeiten per Laptop oder Smartphone und zu virtuellen Sekretariatsdiensten.

beA und Urlaubsvertretung

Urlaubszeit in der Kanzlei: Woran ist vor Urlaubsantritt zu denken? Darf man z.B. seine beA-Karte nebst PIN einfach der Urlaubsvertretung aushändigen? Besser nicht – nach dem Urteil des ArbG Lübeck vom 19.6.2019 führt dies nämlich zu einer unwirksamen Schriftsatzübermittlung. Die Geheimziffer sei vom vertretenen Rechtsanwalt – wegen des mit dem beA verbrieften Identitätsnachweises – geheim zu halten und nicht an Dritte unerlaubt weiterzugeben.

„Herzlich Willkommen“ an alle Auszubildenden!

Jedes Jahr im Sommer beginnt für viele tausend Schülerinnen und Schüler ein neuer Lebensabschnitt: Sie beginnen eine duale Berufsausbildung. Auch in Rechtsanwaltskanzleien werden dieser Tage viele aufgeregte junge Menschen ihre ersten Schritte ins Berufsleben gehen. Unterstützen Sie diese Auszubildenden so gut es geht, sowohl fachlich als auch selbstverständlich in zwischenmenschlicher Hinsicht.

Stressfrei in den Sommerurlaub

Der Urlaub steht meistens nicht plötzlich vor der Tür, sondern ist bereits viele Wochen oder Monate im Voraus geplant. Damit die Urlaubszeit für einen selbst und auch für die vertretenden Kolleginnen und Kollegen möglichst stressfrei abläuft, empfiehlt es sich, ca. zwei bis drei Wochen vor Urlaubsantritt zu schauen, welche Fristen oder dringenden Aufgaben anstehen. Unwichtiges sollte auf die Zeit nach dem Urlaub verschoben werden. Wiedervorlagen sollten nicht von einer Urlaubsvertretung mitbearbeitet werden müssen, sondern lediglich die notwendigsten Aufgaben, wie Sichtung der Eingangspost, nicht zu verschiebende Fristabläufe oder Termine.

Sommerurlaub: Haben Sie in der Büroorganisation an alles gedacht?!

Wer seinen mehrwöchigen Sommerurlaub plant, sollte sich sicher sein, dass während der Abwesenheit weder das totale Chaos losbricht noch die Arbeit zum Stillstand kommt. Nach Urlaubsrückkehr einen großen Berg an unerledigten Aufgaben vorzufinden, kann die Erholung gleich wieder zunichtemachen. Verbindliche Vertretungsregelungen zwischen den Mitarbeitern sind unerlässlich und erleichtern die Arbeit der anwesenden Mitarbeiter.