beA und Urlaubsvertretung

Urlaubszeit in der Kanzlei: Woran ist vor Urlaubsantritt zu denken? Darf man z.B. seine beA-Karte nebst PIN einfach der Urlaubsvertretung aushändigen? Besser nicht – nach dem Urteil des ArbG Lübeck vom 19.6.2019 führt dies nämlich zu einer unwirksamen Schriftsatzübermittlung. Die Geheimziffer sei vom vertretenen Rechtsanwalt – wegen des mit dem beA verbrieften Identitätsnachweises – geheim zu halten und nicht an Dritte unerlaubt weiterzugeben.

„Herzlich Willkommen“ an alle Auszubildenden!

Jedes Jahr im Sommer beginnt für viele tausend Schülerinnen und Schüler ein neuer Lebensabschnitt: Sie beginnen eine duale Berufsausbildung. Auch in Rechtsanwaltskanzleien werden dieser Tage viele aufgeregte junge Menschen ihre ersten Schritte ins Berufsleben gehen. Unterstützen Sie diese Auszubildenden so gut es geht, sowohl fachlich als auch selbstverständlich in zwischenmenschlicher Hinsicht.

Stressfrei in den Sommerurlaub

Der Urlaub steht meistens nicht plötzlich vor der Tür, sondern ist bereits viele Wochen oder Monate im Voraus geplant. Damit die Urlaubszeit für einen selbst und auch für die vertretenden Kolleginnen und Kollegen möglichst stressfrei abläuft, empfiehlt es sich, ca. zwei bis drei Wochen vor Urlaubsantritt zu schauen, welche Fristen oder dringenden Aufgaben anstehen. Unwichtiges sollte auf die Zeit nach dem Urlaub verschoben werden. Wiedervorlagen sollten nicht von einer Urlaubsvertretung mitbearbeitet werden müssen, sondern lediglich die notwendigsten Aufgaben, wie Sichtung der Eingangspost, nicht zu verschiebende Fristabläufe oder Termine.

Sommerurlaub: Haben Sie in der Büroorganisation an alles gedacht?!

Wer seinen mehrwöchigen Sommerurlaub plant, sollte sich sicher sein, dass während der Abwesenheit weder das totale Chaos losbricht noch die Arbeit zum Stillstand kommt. Nach Urlaubsrückkehr einen großen Berg an unerledigten Aufgaben vorzufinden, kann die Erholung gleich wieder zunichtemachen. Verbindliche Vertretungsregelungen zwischen den Mitarbeitern sind unerlässlich und erleichtern die Arbeit der anwesenden Mitarbeiter.

Auszubildende gesucht? Jetzt noch aktiv werden!

Der Ausbildungsbeginn am 1. August 2019 ist nicht mehr in allzu weiter Ferne. Die meisten Schulabgänger suchen frühzeitig, meist ein Jahr vor dem eigentlichen Abschluss, einen Ausbildungsplatz. Wenn die Kanzlei jetzt noch Auszubildende (m/w/d) sucht, wird es zwar nicht wirklich leicht, aber mit ein wenig Aufwand lässt sich auch hier noch ein Erfolg verbuchen. Sprechen Sie z.B. gezielt die allgemeinbildenden Schulen an. Hier gibt es oft sogar kostenlose Ausbildungsbörsen oder zumindest ein Schwarzes Brett, an dem Ihre Stellenanzeige ausgehängt werden kann. Gezielt Studienabbrecher an Hochschulen oder Universitäten anzusprechen, ist auch eine gute Möglichkeit.

Und sanft schlummert die Vergütungsrechnung: Offene Posten aktiv bearbeiten!

Wie lief das erste Quartal 2019? Waren die Umsatzzahlen erwartungsgemäß? Gab es Grund zur Freude oder hinken die Zahlen doch etwas hinter den Erwartungen her? Oder sind einfach noch zu viele unbezahlte Rechnungen vorhanden? Prüfen Sie den Stand der offenen Rechnungen und lassen Sie zu jeder Akte nachvollziehen, ob bisher erbrachte Leistungen schon abgerechnet wurden.

STAR‐Bericht 2018 online

Umfrage zur Situation der Anwaltschaft: Bei STAR (Statistisches Berichtssystem für Rechtsanwälte) handelt es sich um eine breit angelegte Untersuchung zur beruflichen und wirtschaftlichen Situation der deutschen Anwaltschaft. Sie wird seit 1993 in regelmäßigen Abständen durch das Institut für Freie Berufe (IFB) Nürnberg im Auftrag der BRAK durchgeführt. Die im Jahr 2018 erstellte aktuelle STAR-Untersuchung betrifft das Wirtschaftsjahr 2016. Lässt man die zahlreichen Differenzierungen der Statistik beiseite und schaut sich lediglich einige der Kerngrößen wie etwa Arbeitszeit und Umsätze an, so ergeben sich für das Berichtsjahr 2016 keine Überraschungen. So weist die Erhebung – über alle teilnehmenden Berufsträger hinweg – eine mittlere wöchentliche Arbeitszeit von 42,3 Stunden aus. Allerdings gaben mit 38,5 % auch mehr als ein Drittel der Befragten regelmäßige Wochenarbeitszeiten von über 50 Stunden an.

Betriebliches Gesundheitsmanagement: Anpassung an einen digitalisierten Arbeitsplatz

Die zunehmende Digitalisierung in Anwaltskanzleien wird kurzfristig auch Auswirkungen auf die Arbeitsplatzgestaltung haben. Mitarbeiter werden längere Arbeitszeiten am Schreibtisch haben und z.T. auf mehrere Bildschirme schauen müssen. Es fällt damit ein Teil der Laufwege und damit auch die Bewegung innerhalb der Kanzleiräume weg – mit ungesunden Folgen für die Mitarbeiter. Auch die Augen werden künftig noch stärker beansprucht. Kanzleien sollten daher im Rahmen ihres betrieblichen Gesundheitsmanagements dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter durch diese Veränderungen trotzdem gesund bleiben. Ergonomische Büromöbel, höhenverstellbare Schreibtische oder die Kostenübernahme einer PC-Arbeitsbrille sind nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten. Die Möglichkeit zu aktiven Bewegungspausen und Rückensportübungen innerhalb der Arbeitszeit sollte dazu gehören, genauso wie z.B. die Förderung von sportlichen Aktivitäten der Mitarbeiter in ihrer Freizeit. Hier kann der Fitnessstudio- oder Vereinsbeitrag von der Kanzlei übernommen oder vielleicht als Kanzleiteam eine sportliche Herausforderung – auch als teambildende Maßnahme – angenommen werden. Wie wäre es z.B. mit einem Firmenlauf für eine gute Sache? Oder die Bildung einer Fußballmannschaft? Vielleicht könnten dann demnächst spannende Duelle mit anderen Firmen oder Kanzleien gewonnen werden.

Schlechter Ruf durch Mandanten-Rezensionen im Internet?

Haben Sie im Blick, welchen Ruf Ihre Kanzlei im Internet hat? Viele Kanzleien sind in sozialen Netzwerken unterwegs oder werden häufig von Mandanten über eine Suche per Google gefunden. Das ist ungemein praktisch und führt häufig auch zu neuen Mandaten. Ist Ihnen aber bekannt, welche Google-Rezensionen über Ihre Kanzlei im Internet vorliegen? Hier toben sich gerne unzufriedene Mandanten, die ihre schlechte Meinung über die Mandatsbearbeitung kundtun wollen, aus. Dies kann fatal sein, weil sich möglicherweise neue Mandanten auf der Suche nach einem Anwalt von diesen einseitigen Rezensionen beeinflussen lassen und sich infolgedessen lieber für eine andere Kanzlei entscheiden. Googlen Sie doch einmal Ihre Kanzlei und schauen nach, ob und welche Art von Rezensionen eingetragen sind. Steuern Sie die Rezensionen, indem Sie treue und zufriedene Mandanten bitten, im Portal positiv über Ihre Kanzlei zu berichten.

Lebenslanges Lernen als Kanzleileitbild

Die Rechtsdienstleistung ist einem stetigen Wandel unterworfen. Nicht nur, dass laufend aktuelle Rechtsprechung und Gesetzeslagen berücksichtigt werden müssen, sondern auch in technischer und organisatorischer Hinsicht müssen Kanzleien immer „up to date“ sein. Das bedeutet, dass alle Kanzleimitglieder sich in ihrem jeweiligen Kompetenzbereich regelmäßig fortbilden sollten, aber auch fachübergreifende Themen dabei nicht zur kurz kommen dürfen. Wie wäre es z.B. mit einem Seminar zur internen Kommunikation, zum Zeitmanagement oder zur Außendarstellung der Kanzlei am Telefon?