Und sanft schlummert die Vergütungsrechnung: Offene Posten aktiv bearbeiten!

Wie lief das erste Quartal 2019? Waren die Umsatzzahlen erwartungsgemäß? Gab es Grund zur Freude oder hinken die Zahlen doch etwas hinter den Erwartungen her? Oder sind einfach noch zu viele unbezahlte Rechnungen vorhanden? Prüfen Sie den Stand der offenen Rechnungen und lassen Sie zu jeder Akte nachvollziehen, ob bisher erbrachte Leistungen schon abgerechnet wurden.

STAR‐Bericht 2018 online

Umfrage zur Situation der Anwaltschaft: Bei STAR (Statistisches Berichtssystem für Rechtsanwälte) handelt es sich um eine breit angelegte Untersuchung zur beruflichen und wirtschaftlichen Situation der deutschen Anwaltschaft. Sie wird seit 1993 in regelmäßigen Abständen durch das Institut für Freie Berufe (IFB) Nürnberg im Auftrag der BRAK durchgeführt. Die im Jahr 2018 erstellte aktuelle STAR-Untersuchung betrifft das Wirtschaftsjahr 2016. Lässt man die zahlreichen Differenzierungen der Statistik beiseite und schaut sich lediglich einige der Kerngrößen wie etwa Arbeitszeit und Umsätze an, so ergeben sich für das Berichtsjahr 2016 keine Überraschungen. So weist die Erhebung – über alle teilnehmenden Berufsträger hinweg – eine mittlere wöchentliche Arbeitszeit von 42,3 Stunden aus. Allerdings gaben mit 38,5 % auch mehr als ein Drittel der Befragten regelmäßige Wochenarbeitszeiten von über 50 Stunden an.

Betriebliches Gesundheitsmanagement: Anpassung an einen digitalisierten Arbeitsplatz

Die zunehmende Digitalisierung in Anwaltskanzleien wird kurzfristig auch Auswirkungen auf die Arbeitsplatzgestaltung haben. Mitarbeiter werden längere Arbeitszeiten am Schreibtisch haben und z.T. auf mehrere Bildschirme schauen müssen. Es fällt damit ein Teil der Laufwege und damit auch die Bewegung innerhalb der Kanzleiräume weg – mit ungesunden Folgen für die Mitarbeiter. Auch die Augen werden künftig noch stärker beansprucht. Kanzleien sollten daher im Rahmen ihres betrieblichen Gesundheitsmanagements dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter durch diese Veränderungen trotzdem gesund bleiben. Ergonomische Büromöbel, höhenverstellbare Schreibtische oder die Kostenübernahme einer PC-Arbeitsbrille sind nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten. Die Möglichkeit zu aktiven Bewegungspausen und Rückensportübungen innerhalb der Arbeitszeit sollte dazu gehören, genauso wie z.B. die Förderung von sportlichen Aktivitäten der Mitarbeiter in ihrer Freizeit. Hier kann der Fitnessstudio- oder Vereinsbeitrag von der Kanzlei übernommen oder vielleicht als Kanzleiteam eine sportliche Herausforderung – auch als teambildende Maßnahme – angenommen werden. Wie wäre es z.B. mit einem Firmenlauf für eine gute Sache? Oder die Bildung einer Fußballmannschaft? Vielleicht könnten dann demnächst spannende Duelle mit anderen Firmen oder Kanzleien gewonnen werden.

Schlechter Ruf durch Mandanten-Rezensionen im Internet?

Haben Sie im Blick, welchen Ruf Ihre Kanzlei im Internet hat? Viele Kanzleien sind in sozialen Netzwerken unterwegs oder werden häufig von Mandanten über eine Suche per Google gefunden. Das ist ungemein praktisch und führt häufig auch zu neuen Mandaten. Ist Ihnen aber bekannt, welche Google-Rezensionen über Ihre Kanzlei im Internet vorliegen? Hier toben sich gerne unzufriedene Mandanten, die ihre schlechte Meinung über die Mandatsbearbeitung kundtun wollen, aus. Dies kann fatal sein, weil sich möglicherweise neue Mandanten auf der Suche nach einem Anwalt von diesen einseitigen Rezensionen beeinflussen lassen und sich infolgedessen lieber für eine andere Kanzlei entscheiden. Googlen Sie doch einmal Ihre Kanzlei und schauen nach, ob und welche Art von Rezensionen eingetragen sind. Steuern Sie die Rezensionen, indem Sie treue und zufriedene Mandanten bitten, im Portal positiv über Ihre Kanzlei zu berichten.

Lebenslanges Lernen als Kanzleileitbild

Die Rechtsdienstleistung ist einem stetigen Wandel unterworfen. Nicht nur, dass laufend aktuelle Rechtsprechung und Gesetzeslagen berücksichtigt werden müssen, sondern auch in technischer und organisatorischer Hinsicht müssen Kanzleien immer „up to date“ sein. Das bedeutet, dass alle Kanzleimitglieder sich in ihrem jeweiligen Kompetenzbereich regelmäßig fortbilden sollten, aber auch fachübergreifende Themen dabei nicht zur kurz kommen dürfen. Wie wäre es z.B. mit einem Seminar zur internen Kommunikation, zum Zeitmanagement oder zur Außendarstellung der Kanzlei am Telefon?

Mandantenbefragung für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement

Wissen Sie, was Ihre Mandanten an Ihrer Kanzlei so schätzen? Oder was sie als störend empfinden? Authentische Antworten auf beide Fragen sind wertvoll für das kanzleieigene Qualitätsmanagement. Stellen Sie fest, dass Mandanten die Reaktionszeiten auf Anfragen oder Rückrufbitten monieren, sollten Sie die entsprechenden Prozessabläufe kritisch betrachten und Veränderungen vornehmen.

„Goodies“ und Gehaltsextras: Fragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter!

Moderne Kanzleien möchten ihren Mitarbeitern z.B. gerne die Mitgliedschaft in einem Fitnessclub bezahlen oder ein E-Bike für die Fahrt zur Arbeit bereitstellen. Diese und viele andere Maßnahmen sollen u.a. der Mitarbeitermotivation oder -bindung dienen. Unter großem Aufwand werden den Mitarbeitern oft Maßnahmen angeboten, die dann in der Praxis jedoch an den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter vorbeigehen – auch wenn die vorgenannten „Extras“ modern und attraktiv sind. Wurden Maßnahmen von den Mitarbeitern in der Vergangenheit abgelehnt, kann eine Folge sein, dass die Kanzleiführung andere oder neue Maßnahmen nicht mehr anbietet, weil sie den erneuten Aufwand scheut oder den Sinn nicht (mehr) sieht.

Klar Schiff machen: Aufgeräumt ins Neue Jahr starten!

Die Hektik zum Jahresende hat sich nun gelegt, das neue Jahr hat begonnen. In stressigen Zeiten bleiben oftmals unliebsame und vermeintlich unwichtige Arbeiten liegen. Hierzu gehört auch die Aktenablage. Problematisch wird es, wenn die Aktenablage über einen längeren Zeitraum nicht durchgeführt und entweder Aktenschränke und -regale vollkommen überfüllt sind oder sich Akten sogar auf der „Fußbodenablage“ wiederfinden. Hier sollten Sie den Beginn des Jahres nutzen, um die Aktenablage wieder auf einen vernünftigen Stand zu bringen.

Personalplanung für 2019 im Blick?

Analysieren Sie rechtzeitig Ihre Personalsituation in der Kanzlei. Wo besteht ein Personalüberhang oder gar -defizit? Hier geht es z.B. darum, festzustellen welche Mitarbeiter planbar nicht mehr zur Verfügung stehen werden (Elternzeit, Arbeitszeitreduzierung, altersbedingtes Ausscheiden) und wie sich Lücken im Personalbedarf schließen lassen (z.B. durch Auszubildende, die übernommen werden, Arbeitszeiterhöhung).