Jede Kanzlei steht in einer Vielzahl von Vertragsbeziehungen: zum Vermieter, Leasinggeber, Lieferanten für Büromaterial, Stromversorger, Telefon- und Internetanbieter u.v.m. Oftmals geht es im Tagesgeschäft unter, die Vertragsbedingungen regelmäßig zu prüfen und ggf. nachzubessern oder günstigere Anbieter zu suchen. Es bietet sich an, für jede Vertragsbeziehung z. B. eine eigene elektronische Akte anzulegen,
Langes Sitzen und viel Bildschirmarbeit machen müde. Regelmäßige Pausen sind wichtig und sollten daher eingehalten werden. Gerade wenn in Zeiten der Digitalisierung viele Gänge zum Aktenregal oder zum Kopierer wegfallen, wird die unbewegliche Zeit am PC immer länger. Durchbrechen Sie starre Muster: Statt einer langen Mittagspause könnte es in der Kanzlei vielleicht zwei kurze und eine längere Pause am Tag geben. Dies sorgt dafür, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit zur Erholung immer wieder unterbrechen können.
Das Telefon ist neben der digitalen Kommunikation eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in der Kanzlei. Viele kleine und große Fragen lassen sich unkompliziert und direkt am Telefon klären. Was grds. ein Vorteil ist, stellt sich schnell als Nachteil heraus, wenn z.B. Mandanten und Dritte durch Anrufe und Rückrufbitten den Tagesablauf aller Kanzleimitglieder immer wieder unterbrechen. Ein konzentriertes und ungestörtes Arbeiten etwa an komplizierten Aktensachverhalten ist manchmal durch das hohe Telefonaufkommen kaum möglich. Eine durchgängige telefonische Erreichbarkeit der Kanzlei ist manchmal jedoch gar nicht notwendig. Denn nicht jede Tageszeit und jeder Wochentag wird gleich häufig mit Telefonanrufen belegt.
Ihre Kanzlei ist frisch in das neue Jahr gestartet. Sie haben vielleicht sogar Ihr Aktenarchiv aufgeräumt, alte Akten vernichtet, Technikschrott entsorgt und die Kanzleiräume von unnötigem Büromaterial befreit? Das ist prima, doch wie sieht es mit einem digitalen Frühjahrsputz aus? Sind alle Textvorlagen und Bausteine aktuell? Gibt es Datenbestände, die gelöscht werden müssen? Sind Zugriffsrechte noch aktuell?
Der Jahreswechsel ist geschafft, man blickt positiv in das neue Jahr. Zeit, um durchzuatmen und den vielfach noch ruhigen Januar z.B. dafür zu nutzen, den Materialbestand in der Kanzlei zu überprüfen. Welche Materialien liegen in welchen Mengen noch vor? Gibt es Gegenstände, die überhaupt nicht mehr genutzt werden und sogar ausgemistet werden könnten?
Die Weihnachtszeit ist klassischerweise die Zeit, um auf das vergangene Jahr zurückzublicken. Vieles lief erfolgversprechend, einiges vielleicht nicht. Bieten Sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern Raum für eine ehrliche und authentische Bewertung des Jahres. Wo hat das Team geglänzt und wo hat es trotz aller Bemühungen gehakt? Und vor allem: Was wollen alle besser machen oder zumindest auf hohem Niveau halten? Dabei ist ein Dank der Kanzleiführung nicht nur Floskel, sondern ein gutes Motivationsinstrument für die Mitarbeiter. Ihnen wird Wertschätzung entgegengebracht und die Mitarbeiter können von einer realistischen Einschätzung ihrer Leistung profitieren.
Sie sind ein gut eingespieltes Kanzleiteam und seit vielen Jahren erfolgreich für Ihre Mandanten da? Das ist hervorragend! Doch vergessen Sie nicht, regelmäßig die vorhandenen Prozessabläufe Ihrer Kanzlei zu verifizieren und ggf. anzupassen. Manchmal schleichen sich mit der Zeit Abläufe ein, die durch die zunehmende Digitalisierung, Nutzung von Kanzleisoftware oder Veränderung von anderen Rahmenbedingungen (z. B. veränderte Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) schlicht nicht mehr notwendig und oftmals zeitraubend sind.
Die zunehmende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hat neue Geräte und Software in die Kanzleien gebracht. Gerade als das beA noch neu war, wurde in vielen Kanzleien in Schulungen und Seminare zur optimalen und haftungsfreien Nutzung investiert. Das ist richtig und gut so. Doch leider wird nicht in demselben Maße in die regelmäßige Nachschulung und Aktualisierung des Wissens des Kanzleiteams investiert, wenn es um die Nutzung der eigenen Kanzleisoftware geht. Hier sollte bei jedem Update jedes Kanzleimitglied über Neuerungen und ggf. veränderte Arbeitsabläufe informiert werden. Sollten Schulungen dazu notwendig sein, sollten diese (letztendlich auch unter dem Gesichtspunkt der wirtschaftlichen Nutzung der Software) auf jeden Fall angeboten werden.
Wie in jedem Jahr werden auch Ende 2019 in einigen Ihrer Akten möglicherweise Verjährungsfristen ablaufen. Hier gilt es, rechtzeitig zu handeln! Also entweder einen Verjährungsverzicht des Gegners einholen oder hemmende Maßnahmen einleiten. Zuvor ist hierzu häufig der Mandant noch intensiv zu beraten oder zumindest noch der Auftrag zu verschiedenen Tätigkeiten einzuholen.
Vor mehr als einem Jahr trat die DSGVO in Kraft und hat auch in vielen Rechtsanwaltskanzleien für Wirbel gesorgt. Nun, über ein Jahr später, hat sich die anfängliche Aufregung egalisiert – z. B. hat sich die Handhabung der Information der Mandanten über die Datenverarbeitung eingespielt. Doch ist immer noch jeder Mitarbeiter in der Lage, Anfragen von Mandanten z. B. nach der Löschung von Adressdaten kompetent und korrekt zu beantworten?
