Prozessabläufe prüfen – Veraltete Prozesse belasten Mitarbeiter und Kanzleiführung

Sie sind ein gut eingespieltes Kanzleiteam und seit vielen Jahren erfolgreich für Ihre Mandanten da? Das ist hervorragend! Doch vergessen Sie nicht, regelmäßig die vorhandenen Prozessabläufe Ihrer Kanzlei zu verifizieren und ggf. anzupassen. Manchmal schleichen sich mit der Zeit Abläufe ein, die durch die zunehmende Digitalisierung, Nutzung von Kanzleisoftware oder Veränderung von anderen Rahmenbedingungen (z. B. veränderte Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) schlicht nicht mehr notwendig und oftmals zeitraubend sind.

Verjährungsstress vermeiden – bereits jetzt die Fristabläufe checken

Wie in jedem Jahr werden auch Ende 2019 in einigen Ihrer Akten möglicherweise Verjährungsfristen ablaufen. Hier gilt es, rechtzeitig zu handeln! Also entweder einen Verjährungsverzicht des Gegners einholen oder hemmende Maßnahmen einleiten. Zuvor ist hierzu häufig der Mandant noch intensiv zu beraten oder zumindest noch der Auftrag zu verschiedenen Tätigkeiten einzuholen.

BGH: Fristenkontrolle bei Führung eines elektronischen Fristenkalenders

Anwaltliches Organisationsverschulden: Bei der Fristeingabe in den elektronischen Fristenkalender muss eine Kontrolle durch einen Ausdruck der eingegebenen Einzelvorgänge oder eines Fehlerprotokolls erfolgen. Unterbleibt eine derartige Kontrolle, so liegt ein anwaltliches Organisationsverschulden vor. Werden die Fristeingabe in den elektronischen Fristenkalender und die anschließende Eingabekontrolle in zwar mehrstufigen, aber ausschließlich EDV-gestützten und jeweils nur kurze Zeit benötigenden Arbeitsschritten am Bildschirm durchgeführt, besteht eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Den Anforderungen, die an die Überprüfungssicherheit der elektronischen Kalenderführung zu stellen sind, wird durch eine solche Verfahrensweise nicht genügt. (BGH, Beschl. v. 28.2.2019 – III ZB 96/18, aus: ZAP 8/2019)

Rohrlich, Praxisfalle Datenschutz: Erste Erfahrungen nach der DSGVO

Wegweiser zur datenschutzkonformen Ausrichtung der Kanzlei: Auch nachdem die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ab dem 25.5.2018 gilt, bestehen vielerorts nach wie vor gewisse Unsicherheiten in Bezug auf die konkrete Umsetzung der Vorgaben der DSGVO. Tagtäglich haben Behörden, Unternehmen aber auch Anwaltskanzleien damit zu kämpfen, die in teilweise missglückte Vorschriften gegossenen hehren Ziele des neuen europäischen Datenschutzrechts in die Praxis umzusetzen.

LG Würzburg: Abmahnung wegen fehlerhafter Datenschutzerklärung auf Kanzlei-Website

Kostenpflichtige Abmahnung: Die Normen der DSGVO sind Marktverhaltensregeln i.S.v. § 3a UWG. Verstöße gegen die Normen der DSGVO können von einem Wettbewerber kostenpflichtig abgemahnt und das weitere Betreiben der Homepage untersagt werden. Abgemahnt wurde eine Rechtsanwältin durch einen Kollegen, da die auf ihrer Kanzlei-Website veröffentlichte Datenschutzerklärung nicht datenschutzkonform war und gegen Art. 13 DSGVO verstieß.

Einheitliche Außendarstellung der Kanzlei als wichtiges Marketinginstrument

Um sich als Kanzlei von der Konkurrenz hervorzuheben, muss die Außendarstellung professionell und vor allem einheitlich gestaltet sein. Dann wird der Kanzleiname auch eher als Marke erkannt. Wichtig dabei ist, dass die Marke überall erkennbar ist: auf der Homepage, dem Kanzleischild, den Briefköpfen und E-Mail-Signaturen, in Kanzleibroschüren, auf Visitenkarten oder sogar in der (Farb-)Gestaltung der Kanzleiräumlichkeiten.

E-Mail-Flut wächst weiter an

Erhebung des Digitalverbands Bitkom: Die E-Mail ist trotz des Aufkommens neuer Kommunikationskanäle wie Kurznachrichtendienste und sog. Kollaborations-Tools für die meisten Berufstätigen nach wie vor das Kommunikationsmittel Nummer eins. Danach gehen durchschnittlich pro Tag und Arbeitsplatz 21 E-Mails im elektronischen Postfach neu ein, das sind drei mehr als noch vor vier Jahren. Drei von zehn Berufstätigen (30 %), die dienstlich E-Mails nutzen, erhalten sogar mehr als 30 E-Mails pro Tag, bei 8 % sind es 50 und mehr.

Cyber-Attacken vorbeugen – Versicherung für den Notfall?

Es vergeht kaum ein Monat, in dem in den Medien nicht über Hackerangriffe auf Unternehmen berichtet wird. Spektakulär war der gezielte Angriff auf Anwaltskanzleien im Jahr 2016 durch einen Trojaner, der sich in einer vermeintlichen Mandanten-E-Mail befunden hat (vgl. DAV-Depesche Nr. 16/16). Der beste Schutz gegen Angriffe bietet selbstredend ein Virenscanner, ein Spamfilter sowie eine Firewall. Aber auch der kritische Umgang mit eingehenden Nachrichten muss immer wieder ins Bewusstsein gerufen werden. Kanzleien sollten sich die Frage stellen, welche fatalen Auswirkungen ein erfolgreicher Angriff auf ihre Kanzlei haben könnte.

Auer‐Reinsdorff, Datenverarbeitung und Datenschutz der Anwaltskanzlei

Neues Datenschutzrecht: Datenschutz ist für alle Anwaltskanzleien – unabhängig von der Anzahl der Berufsträger, dem Umfang der elektronischen Datenverarbeitung und der Art der Ausrichtung auf die Anforderungen und Kommunikationswünsche der Mandaten – ein wichtiges Organisationsthema. Der Beitrag zeigt auf, worauf Sie nach dem Wirksamwerden der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) achten müssen.

Stillstand ist Rückschritt: Prüfen Sie Ihre Prozessabläufe regelmäßig!

Vielleicht haben Sie sich schon die Mühe gemacht und für alle relevanten Prozessabläufe in Ihrer Kanzlei, von der Mandatsannahme über die Aktenverwaltung bis zur Abrechnung und Aktenablage, entsprechende Organisationsanweisungen erstellt. Damit ist schon ein großer Schritt zur optimalen Kanzleiablauforganisation getan. Aber: Mit dem Erstellen der Organisationsanweisungen hört die Arbeit nicht auf. Prozesse verändern sich auf vielfältige Art.