Wer kennt es nicht? Man grübelt über einen Sachverhalt und kommt einfach nicht auf die Lösung. Was nun? Die Fachliteratur durchblättern, die im Schrank steht? Googlen? Beides klingt nach einem Mehr
Ihre Kanzlei ist frisch in das neue Jahr gestartet. Sie haben vielleicht sogar Ihr Aktenarchiv aufgeräumt, alte Akten vernichtet, Technikschrott entsorgt und die Kanzleiräume von unnötigem Büromaterial befreit? Das ist prima, doch wie sieht es mit einem digitalen Frühjahrsputz aus? Sind alle Textvorlagen und Bausteine aktuell? Gibt es Datenbestände, die gelöscht werden müssen? Sind Zugriffsrechte noch aktuell?
Wecken Sie Ihre Schlafakten!
In praktisch jeder Kanzlei gibt es sog. Schlafakten, also Akten, in denen keine aktuelle bzw. künftige Wiedervorlage notiert ist. Diese Akten verschwinden dann im Aktenschrank und damit aus dem Blick. Eine Bearbeitung und Steuerung ist damit gar nicht oder nur sehr schwer und oftmals allein durch das zufällige Auffinden der Akte möglich. Arbeitet die Kanzlei schon mit einer vollständigen E-Akte und gibt es daher keine Gelegenheit mehr, Akten physisch zu finden – oder auch zu verlieren –, erschwert sich eine Wiederaufnahme der Bearbeitung von Schlafakten, weil sie eben noch nicht einmal sichtbar sind.
Die zunehmende Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs hat neue Geräte und Software in die Kanzleien gebracht. Gerade als das beA noch neu war, wurde in vielen Kanzleien in Schulungen und Seminare zur optimalen und haftungsfreien Nutzung investiert. Das ist richtig und gut so. Doch leider wird nicht in demselben Maße in die regelmäßige Nachschulung und Aktualisierung des Wissens des Kanzleiteams investiert, wenn es um die Nutzung der eigenen Kanzleisoftware geht. Hier sollte bei jedem Update jedes Kanzleimitglied über Neuerungen und ggf. veränderte Arbeitsabläufe informiert werden. Sollten Schulungen dazu notwendig sein, sollten diese (letztendlich auch unter dem Gesichtspunkt der wirtschaftlichen Nutzung der Software) auf jeden Fall angeboten werden.
