Prozessabläufe prüfen – Veraltete Prozesse belasten Mitarbeiter und Kanzleiführung

Sie sind ein gut eingespieltes Kanzleiteam und seit vielen Jahren erfolgreich für Ihre Mandanten da? Das ist hervorragend! Doch vergessen Sie nicht, regelmäßig die vorhandenen Prozessabläufe Ihrer Kanzlei zu verifizieren und ggf. anzupassen. Manchmal schleichen sich mit der Zeit Abläufe ein, die durch die zunehmende Digitalisierung, Nutzung von Kanzleisoftware oder Veränderung von anderen Rahmenbedingungen (z. B. veränderte Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) schlicht nicht mehr notwendig und oftmals zeitraubend sind.

Lebenslanges Lernen als Kanzleileitbild

Die Rechtsdienstleistung ist einem stetigen Wandel unterworfen. Nicht nur, dass laufend aktuelle Rechtsprechung und Gesetzeslagen berücksichtigt werden müssen, sondern auch in technischer und organisatorischer Hinsicht müssen Kanzleien immer „up to date“ sein. Das bedeutet, dass alle Kanzleimitglieder sich in ihrem jeweiligen Kompetenzbereich regelmäßig fortbilden sollten, aber auch fachübergreifende Themen dabei nicht zur kurz kommen dürfen. Wie wäre es z.B. mit einem Seminar zur internen Kommunikation, zum Zeitmanagement oder zur Außendarstellung der Kanzlei am Telefon?

Die Kanzlei im Internet: Gefunden werden ist das Ziel!

Viele Rechtssuchende finden ihren anwaltlichen Vertreter im Internet. Dies geschieht oft über eine Google-Suche mit entsprechenden Stichworten oder über ein Anwaltsportal. Haben Sie schon einmal ausprobiert, ob Ihre Kanzlei tatsächlich unter den ersten 10 Einträgen gelistet ist? Wenn nein, dann kann es daran liegen, dass Suchbegriffe, wie z.B. Rechtsgebiete oder Angaben zur Region, nicht passen oder gar nicht im Portaleintrag hinterlegt sind.

Mandantenbefragung für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement

Wissen Sie, was Ihre Mandanten an Ihrer Kanzlei so schätzen? Oder was sie als störend empfinden? Authentische Antworten auf beide Fragen sind wertvoll für das kanzleieigene Qualitätsmanagement. Stellen Sie fest, dass Mandanten die Reaktionszeiten auf Anfragen oder Rückrufbitten monieren, sollten Sie die entsprechenden Prozessabläufe kritisch betrachten und Veränderungen vornehmen.

Personalentwicklung muss gut geplant sein

Unter Personalentwicklung versteht man ein kanzleieigenes Konzept zur Umsetzung beruflicher oder auch sozialer Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Das Stichwort „Konzept“ macht es schon deutlich: Planloses Vorgehen führt in der Personalentwicklung nicht zum Erfolg. Wichtig ist, dass Sie überlegen, welche Mitarbeiter für welche Tätigkeiten eingesetzt werden (sollen). Dazu können Stellenbeschreibungen (auch für angestellte Berufsträger) gut als Grundlage für die Planung genutzt werden. Überlegen Sie, wie die Entwicklung der Kanzlei insgesamt mittel- oder langfristig aussehen soll: Sollen neue Rechtsgebiete erschlossen oder bestehende gefestigt werden, hat dies in die Planungen einzufließen.

Lebenslanges Lernen als Kanzleiziel

Besonders die Rechtsdienstleistungsbranche ist davon geprägt, dass aufgrund von Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung das eigene Fachwissen fortwährend aktualisiert werden muss. Dies gilt insbesondere für Berufsträger mit Fachanwaltstiteln, aber natürlich auch für alle anderen Kanzleimitglieder.

Kennen Sie Ihre Ziele!

Das Ziel einer Kanzlei ist uns meistens gar nicht klar. Stark vereinfacht dürfte „Gewinnmaximierung“ bei vielen Kanzleien oben auf der Agenda stehen. Doch welche Kanzleiziele kann es noch geben?
Beispielhaft könnten die
• Erschließung eines neuen Marktsegments,
• Spezialisierung in einem oder mehreren Rechtsgebieten,
• Stärkung der Marktposition,
• Reduzierung von Kosten,
• Erhöhung der Mandatsanzahl (die nach Stundensatz vergütet werden),
• Verringerung der PKH-Mandate,
• Digitalisierung,
• sowie ein ressourcenschonender Umgang mit Büromaterialien, etc.
genannt werden.