Das Telefon ist neben der digitalen Kommunikation eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in der Kanzlei. Viele kleine und große Fragen lassen sich unkompliziert und direkt am Telefon klären. Was grds. ein Vorteil ist, stellt sich schnell als Nachteil heraus, wenn z.B. Mandanten und Dritte durch Anrufe und Rückrufbitten den Tagesablauf aller Kanzleimitglieder immer wieder unterbrechen. Ein konzentriertes und ungestörtes Arbeiten etwa an komplizierten Aktensachverhalten ist manchmal durch das hohe Telefonaufkommen kaum möglich. Eine durchgängige telefonische Erreichbarkeit der Kanzlei ist manchmal jedoch gar nicht notwendig. Denn nicht jede Tageszeit und jeder Wochentag wird gleich häufig mit Telefonanrufen belegt. Moderne Telefonanlagen können auswerten, wann wie viele Anrufe angenommen oder Telefonate geführt wurden. Anhand dieser Auswertung kann darüber nachgedacht werden, entweder bestimmte Tageszeiten generell von einer telefonischen Erreichbarkeit auszunehmen oder für hohe Frequentierung mehrere Mitarbeiter in den Telefondienst einzubeziehen. Wichtig ist die Kommunikation an den Mandanten, wenn z.B. der Freitagnachmittag nicht mehr zur Sprechzeit gehören soll. Auf diese Weise kann man das Telefonaufkommen geschickt lenken, auf die Kanzleibedürfnisse anpassen und ungestörte Phasen für alle Mitarbeiter schaffen.