Durch kluges Vertragsmanagement die Kosten im Griff behalten!

Jede Kanzlei steht in einer Vielzahl von Vertragsbeziehungen: zum Vermieter, Leasinggeber, Lieferanten für Büromaterial, Stromversorger, Telefon- und Internetanbieter u.v.m. Oftmals geht es im Tagesgeschäft unter, die Vertragsbedingungen regelmäßig zu prüfen und ggf. nachzubessern oder günstigere Anbieter zu suchen. Es bietet sich an, für jede Vertragsbeziehung z. B. eine eigene elektronische Akte anzulegen,

Frischekick für die Büroarbeit

Langes Sitzen und viel Bildschirmarbeit machen müde. Regelmäßige Pausen sind wichtig und sollten daher eingehalten werden. Gerade wenn in Zeiten der Digitalisierung viele Gänge zum Aktenregal oder zum Kopierer wegfallen, wird die unbewegliche Zeit am PC immer länger. Durchbrechen Sie starre Muster: Statt einer langen Mittagspause könnte es in der Kanzlei vielleicht zwei kurze und eine längere Pause am Tag geben. Dies sorgt dafür, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit zur Erholung immer wieder unterbrechen können.

Gut geschult durch das ganze Jahr

In vielen Kanzleien besteht kein konkretes Personalentwicklungskonzept. Damit aber die Mitarbeiter jeglicher Hierarchieebene immer von aktuellem Fachwissen profitieren, sollte regelmäßig und bedarfsgerecht für Seminare oder Schulungen gesorgt werden. Auch die notwendigen Fortbildungszeiten, die nach FAO jährlich aufgewendet und nachgewiesen werden müssen, sollten lieber gut geplant als unter Zeitdruck zum Jahresende ausgewählt werden. Wer den konkreten Schulungsbedarf einzelner Mitarbeiter oder den von Mitarbeitergruppen kennt, kann hierauf mit der konkreten Suche nach passenden Angeboten reagieren.

Kluges Telefonmanagement einrichten

Das Telefon ist neben der digitalen Kommunikation eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in der Kanzlei. Viele kleine und große Fragen lassen sich unkompliziert und direkt am Telefon klären. Was grds. ein Vorteil ist, stellt sich schnell als Nachteil heraus, wenn z.B. Mandanten und Dritte durch Anrufe und Rückrufbitten den Tagesablauf aller Kanzleimitglieder immer wieder unterbrechen. Ein konzentriertes und ungestörtes Arbeiten etwa an komplizierten Aktensachverhalten ist manchmal durch das hohe Telefonaufkommen kaum möglich. Eine durchgängige telefonische Erreichbarkeit der Kanzlei ist manchmal jedoch gar nicht notwendig. Denn nicht jede Tageszeit und jeder Wochentag wird gleich häufig mit Telefonanrufen belegt.

Frühjahrsputz auf Ihrer Kanzleihomepage

Selten schaut man sich die eigene Homepage an. Wenn man hin und wieder einen Blick darauf wirft, dann weil neue Kanzleimitglieder aufgenommen oder ausgeschiedene entfernt werden. Oder es werden aktuelle Berichte oder Rechtsprechung eingepflegt. Doch ist die Homepage insgesamt in einem gepflegten Zustand? Sind wirklich alle Angaben aktuell, die Fotos und Texte ansprechend? Auch die Homepage kann von Zeit zu Zeit einen frischen Anstrich gebrauchen.

Frühjahrsputz! – auch digital

Ihre Kanzlei ist frisch in das neue Jahr gestartet. Sie haben vielleicht sogar Ihr Aktenarchiv aufgeräumt, alte Akten vernichtet, Technikschrott entsorgt und die Kanzleiräume von unnötigem Büromaterial befreit? Das ist prima, doch wie sieht es mit einem digitalen Frühjahrsputz aus? Sind alle Textvorlagen und Bausteine aktuell? Gibt es Datenbestände, die gelöscht werden müssen? Sind Zugriffsrechte noch aktuell?

Konsequente Abrechnungspraxis sichert die Kanzleiliquidität

Gibt es in Ihrer Kanzlei verbindliche Regelungen zur Abrechnung von Aufträgen? Wenn nein, sollten Sie welche einführen, um dafür zu sorgen, dass Ihre Kanzlei so weit wie möglich über einen regelmäßigen Zufluss von Honoraren verfügen kann. Stellen Sie Regeln auf, dass z.B. jedes RVG-Mandat erst nach Eingang eines Vorschusses bearbeitet oder zumindest sofort nach Anfall einer Gebühr diese auch abgerechnet wird. Werden Sie nur im Notfall ohne Gerichtskostenvorschuss tätig. Sie sind nicht die Bank Ihrer Mandanten! Zu hohe Auslagenbeträge schmälern letztendlich Ihre Liquidität.

Rechnen Sie nach Stunden ab und installieren Sie feste Rechnungsläufe.

Materialbestand prüfen!

Der Jahreswechsel ist geschafft, man blickt positiv in das neue Jahr. Zeit, um durchzuatmen und den vielfach noch ruhigen Januar z.B. dafür zu nutzen, den Materialbestand in der Kanzlei zu überprüfen. Welche Materialien liegen in welchen Mengen noch vor? Gibt es Gegenstände, die überhaupt nicht mehr genutzt werden und sogar ausgemistet werden könnten?

Wecken Sie Ihre Schlafakten!

In praktisch jeder Kanzlei gibt es sog. Schlafakten, also Akten, in denen keine aktuelle bzw. künftige Wiedervorlage notiert ist. Diese Akten verschwinden dann im Aktenschrank und damit aus dem Blick. Eine Bearbeitung und Steuerung ist damit gar nicht oder nur sehr schwer und oftmals allein durch das zufällige Auffinden der Akte möglich. Arbeitet die Kanzlei schon mit einer vollständigen E-Akte und gibt es daher keine Gelegenheit mehr, Akten physisch zu finden – oder auch zu verlieren –, erschwert sich eine Wiederaufnahme der Bearbeitung von Schlafakten, weil sie eben noch nicht einmal sichtbar sind.

Das Jahr neigt sich dem Ende zu – Zeit für Rückschau und Danksagungen

Die Weihnachtszeit ist klassischerweise die Zeit, um auf das vergangene Jahr zurückzublicken. Vieles lief erfolgversprechend, einiges vielleicht nicht. Bieten Sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern Raum für eine ehrliche und authentische Bewertung des Jahres. Wo hat das Team geglänzt und wo hat es trotz aller Bemühungen gehakt? Und vor allem: Was wollen alle besser machen oder zumindest auf hohem Niveau halten? Dabei ist ein Dank der Kanzleiführung nicht nur Floskel, sondern ein gutes Motivationsinstrument für die Mitarbeiter. Ihnen wird Wertschätzung entgegengebracht und die Mitarbeiter können von einer realistischen Einschätzung ihrer Leistung profitieren.